Apa itu RPA (otomatisasi proses robot)?

Di pabrik dan organisasi manufaktur, robot bukanlah hal baru. Selama beberapa dekade, mereka telah meningkatkan produktivitas dan membebaskan pekerja untuk fokus pada tugas tingkat tinggi lainnya. Dan sekarang tingkat peningkatan produktivitas yang sama datang ke perusahaan tempat karyawan melakukan bisnis volume tinggi, dukungan TI, dan proses alur kerja—berkat RPA.

Dengan menggunakan alat RPA sebagai bagian dari strategi otomatisasi proses bisnis yang lebih besar, “robot” perangkat lunak dapat dengan mudah dikonfigurasi untuk memicu respons, memanipulasi data, dan berkomunikasi dengan sistem digital lainnya. Contohnya berkisar dari hal-hal yang sederhana seperti membuat pesan balasan otomatis hingga email yang menyebarkan ribuan bot, yang masing-masing telah diprogram sebelumnya untuk mengotomatiskan tugas ERP.

Dua jenis RPA:

Attended dan unattended

Saat menjelajahi RPA sebagai solusi otomatisasi alur kerja, sebaiknya pertimbangkan dua kategori berbeda—otomatisasi yang diikuti dan otomatisasi tanpa pengawasan—sebelum memutuskan mana yang tepat untuk organisasi Anda.

Attended automation

Otomatisasi yang dihadiri memungkinkan Anda untuk fokus pada pekerjaan yang lebih bernilai tinggi di seluruh organisasi Anda. Ini dilakukan dengan mengotomatiskan aktivitas berulang, manual, front-office dan meniru tindakan yang Anda lakukan di desktop atau browser Anda, seperti klik mouse, dengan merekam dan memutar ulang tindakan ini secara real time.

Unattended automation

Sebaliknya, seperti namanya, otomatisasi tanpa pengawasan tidak mengharuskan seseorang untuk berada di depan komputer mereka. Sebaliknya, bot tanpa pengawasan melakukan pekerjaan sendiri merekam dan memutar ulang tindakan. Karena mereka dapat menggunakan pemicu dan menjadwalkan peristiwa otomatis, mereka ideal untuk mempercepat otomatisasi tugas bervolume tinggi di seluruh organisasi Anda.

Keuntungan menggunakan RPA

Seperti yang dapat dibuktikan oleh siapa pun yang pernah ditugaskan untuk memotong dan menempelkan konten satu spreadsheet besar ke yang lain, tugas yang berulang dan membosankan bukanlah penggunaan terbaik dari kemampuan kognitif manusia. Tidak hanya membosankan bagi orang yang melakukan pekerjaan itu, tetapi hasil akhirnya jauh lebih mungkin mengandung kesalahan. Mungkin juga akan memakan waktu lebih lama daripada jika tugas itu dilakukan oleh bot.

Di sinilah letak dua keuntungan terbesar menggunakan RPA: Peningkatan produktivitas dan akurasi. Pekerja dibebaskan untuk melakukan tugas-tugas bernilai lebih tinggi, yang meningkatkan sifat pekerjaan yang mereka lakukan. Dan ketika robot diprogram sekali, mereka mengikuti aturan setiap saat. Mereka tidak pernah lelah atau bosan dan mereka tidak membuat kesalahan; hasil mereka konsisten dan dapat diandalkan.

Bot juga memudahkan organisasi untuk meningkatkan atau menurunkan dengan cepat, sehingga alur kerja musiman dan/atau lonjakan—di seluruh unit bisnis, lokasi, dan dari desktop ke cloud—dapat diakomodasi dengan mudah.

Menentukan apakah perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat dari RPA

Organisasi di berbagai industri yang berbeda dapat mengambil manfaat dari penerapan solusi RPA. Saat mengevaluasi apakah itu tepat untuk perusahaan Anda, pertama-tama pertimbangkan apakah Anda memiliki tugas "back-office" yang akan mendapat manfaat dari otomatisasi proses. Proses non-subyektif berbasis aturan ini biasanya ditemukan di bidang-bidang seperti keuangan, pengadaan, manajemen rantai pasokan, perawatan kesehatan, akuntansi, layanan pelanggan, dan sumber daya manusia.

Perusahaan yang menyediakan dukungan dan manajemen TI juga merupakan kandidat utama untuk RPA karena meningkatkan operasi meja layanan dan pemantauan perangkat jaringan. Dengan mengotomatisasi proses, infrastruktur TI dapat menyelidiki dan memecahkan masalah lebih cepat.

Selain itu, industri yang mengandalkan pengenalan suara atau otomatis, asisten online sering kali menganggap RPA menguntungkan karena perkembangan terakhir sekarang memungkinkan bot untuk memberikan jawaban dalam bahasa normal daripada dalam kode. Ini adalah keuntungan besar bagi pusat panggilan besar dan organisasi lain yang memiliki banyak interaksi dengan pelanggan karena membantu menghemat sumber daya.